Wie sie innerhalb von 10 Minuten, eine rechtssichere Gefährdungsbeurteilung für Homeoffice -Arbeitsplätze und die Unterweisung erstellen können!
Die Entwicklung neuer Arbeitsmodelle ist besonders nach der Pandemie 2020 rasant fortgeschritten. Hybride Formen sind wandelbar, liegen im Trend und viele Unternehmen planen, ihren Mitarbeitern auch in Zukunft einen Mix aus Präsenz- und Heimarbeit anzubieten. Dieser Wandel geht mit einigen Vorteilen für das Unternehmen wie der Kostenersparnis, geringerer Umweltbelastung und besserer Vereinbarkeit von Beruf und Familie einher. Dennoch birgt das Arbeiten im Privathaushalt auch Herausforderungen im Bereich Arbeitsschutz, Sicherheit und Gesundheit. Inzwischen treffen viele Unternehmen Betriebsvereinbarungen, die tragfähige Rahmenbedingungen für hybrides Arbeiten im Homeoffice schaffen.
Wir zeigen ihnen im nachfolgenden Blogbeitrag, wo die Unterschiede zwischen einem mobile und Telearbeitsplatz liegen und wie sie die erforderliche Gefährdungsbeurteilung als auch die Unterweisung durchführen können. Sie erkennen den Vorteil unserer online Lösung und werden dadurch in der Umsetzung Maßgeblich entlastet.
- Gesetzlicher Unterschied zwischen mobile Arbeit und Telearbeit
- Arbeitssicherheit, Pausenzeiten und Schutz der Gesundheit von Arbeitnehmern
- Welche gesetzliche Regelung gilt wo?
- Beurteilung des Arbeitsplatzes von zu Hause aus
- Unfallversicherungsschutz besteht auch bei Telearbeit und mobiler Arbeit aber nur bei betrieblichen Tätigkeiten
- Nachweis über die Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz
- Hiermit können Sie den Unterweisungsnachweis einfach erstellen
- Praxisleitfaden zur Beurteilung des Arbeitsplatzes zu Hause
- Mit welchen Instrumenten können Sie den Unterweisungsnachweis einfach erstellen?
- Kann der Arbeitgeber Homeoffice verweigern?
- Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung einfach umsetzen. Mit unserem Tool interaktive Unterweisung
1. Gesetzlicher Unterschied zwischen mobile Arbeit und Telearbeit
Die gesetzliche Definition vom Begriff Homeoffice besteht in diesem Sinne nicht. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Telearbeit und mobilem Arbeiten. Diese Differenzierung ist wichtig, weil beide Konzepte verschiedene Maßnahmen für den Arbeitgeber und Pflichten der Arbeitssicherheit mit sich bringen. Telearbeitsplätze sind ausgestattete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich des Arbeitnehmers. Hierbei stellt der Arbeitgeber die Ausstattung, Arbeitsmittel und Kommunikationsgeräte zur Verfügung. Die wöchentliche Arbeitszeit ist arbeitsvertraglich oder durch eine Vereinbarung (Betriebsvereinbarung) festgelegt. Beim mobile Arbeitsplatz/ mobilem Arbeiten wird die Arbeitsleistung ohne vertragliche Festlegung des Arbeitsortes, ortsunabhängig erbracht und Arbeitnehmer sind für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes selbst verantwortlich bzw. der Umfang der durch den Arbeitgeber bereitzustellenden Arbeitsausrüstungen, reduziert sich in der Regel auf das erforderliche Laptop und Mobiltelefon.
2. Arbeitssicherheit, Pausenzeiten und Schutz der Gesundheit von Arbeitnehmern
Das Wohlergehen/ die Sicherheit, ihrer Arbeitnehmer müssen Unternehmer stets im Blick haben – auch wenn sie in ihren Privaträumen am Telearbeitsplatz sitzen oder mobil unterwegs sind. Das bedeutet im Einzelnen, dass Sie als Arbeitgeber verpflichtet sind: laut Arbeitsschutzgesetz für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter (§3 ArbSchG) zu sorgen, eine Gefährdungsbeurteilung (§5 ArbSchG) zu erstellen, eine Unterweisung zur Arbeit am Telearbeitsplatz oder im mobilen Büro (§12 ArbSchG) zu erteilen und auf die Einhaltung von Pausen und Arbeitszeiten zu achten.
3. Welche gesetzliche Regelung gilt wo?
Aber Achtung: Die Arbeitsstättenverordnung gilt in ihrem vollen Umfang, nur bei Telearbeit, jedoch nicht für mobiles Arbeiten.
Üblicherweise entspricht die Ausstattung von Telearbeitsplätzen den betrieblichen Anforderungen und Arbeitnehmer achten selbstständig auf gute Arbeitsbedingungen in ihren Privaträumen. Beim mobilem Arbeiten ist die Einflussnahme des Arbeitgebers begrenzt, auch weil sich die Arbeitsbedingungen auf Grund der wechselnden Arbeitsplätze, immer wieder verändert. Für den Arbeitgeber stellt die fehlende räumliche Trennung zwischen Privatbereich und Arbeitsplatz eine weitere Hürde dar. Fehlende Pausen und ungeregelte Arbeitszeiten können unter Umständen negative Auswirkungen auf die Psyche der Mitarbeiter haben, wobei Betroffene massiv in ihrer Lebensqualität beeinträchtigt werden. Hier ist es um so wichtiger, immer wieder im Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter zu stehen, um mögliche Veränderungen schnell erkennen zu können. Dies gilt nicht nur für eine mögliche psychische Belastung sondern auch für physische Beanspruchungen. Da eine Beurteilung vor Ort an Telearbeitsplätzen und mobile Arbeitsplätzen, nicht so einfach möglich ist wie an Arbeitsplätzen direkt im Unternehmen, ist ein regelmäßiger Austausch zwischen dem verantwortlichen Vorgesetzten und dem einzelnen Mitarbeiter, um so wichtiger. In der Praxis lassen sich so, auch viele Probleme schnell und einfach beheben. Auch ein mögliches Bereitstellen von Büromöbeln wie z.B. der Bürostuhl an meinem Arbeitsplatz im Büro, kann so in Absprache zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber, schnell und einfach, zu einer sinnvollen Lösung führen. Wie gesagt, der Dialog ist hier das wichtigste.
4. Beurteilung des Arbeitsplatzes von zu Hause aus
Mit dem Modul Gefährdungsbeurteilung für Homeoffice Arbeitsplätze, werden Mitarbeiter und Vorgesetzte, bei der erforderlichen Durchführung von Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung angeleitet und können die erforderlichen Nachweise einfach erstellen. In drei rechtssicheren Schritten können Sie die Unterweisung und den Nachweis zur Gefährdungsbeurteilung schnell dokumentieren. Legen Sie zuerst die erforderlichen Unterweisungsinhalte und die Gefährdungsbeurteilung für Homeoffice fest, versenden die Zugangsdaten an Ihre Mitarbeiter und erhalten eine Erfolgskontrolle mit ausführlichem Unterweisungsnachweis. Da die Gefährdungsbeurteilung als Checklist mit Erklärungen bereitgestellt wird, kann jeder auch ohne Vorkenntnis im Arbeitsschutz, diese Punkte an seinem Arbeitsplatz beurteilen und vorgeschlagene Maßnahmen zur Verbesserung direkt vornahmen. Die INTERAKTIVE UNTERWEISUNG spart Ihnen Zeit und unterstützt Sie sinnvoll bei der Umsetzung von zeitaufwendigen Arbeitsschutzmaßnahmen.
5. Unfallversicherungsschutz besteht auch bei Telearbeit und mobiler Arbeit aber nur bei betrieblichen Tätigkeiten
Die Gesetzesregelung definiert den Unfallversicherungsschutz am Arbeitsplatz, von Arbeitswegen im Privathaushalt und zeichnet klar ab: nicht alle Wege im Haushalt sind versichert. Das bedeutet im Näheren, dass Wegstrecken im Haushalt versichert sind, die betrieblichen Interessen dienen. Zur Veranschaulichung ziehen wir folgende Beispiele heran:
Gehen Sie während der Arbeitszeit von der Küche ins Arbeitszimmer, um an der geplanten Telefonkonferenz teilzunehmen, sind Sie auf Ihrem Weg gesetzlich unfallversichert. Sollten Sie während der Arbeitszeit eine Paketzustellung mit arbeitsrelevanten Inhalten bekommen, besteht für Sie auf dem Weg von und zur Tür Versicherungsschutz. Für private Paketzustellungen gilt dies nicht.
Das Arbeiten im Privathaushalt schafft ebenfalls Haftungsrisiken für Dritte (Lebenspartner, Familienangehörige, Besucher), die potenzielle Schäden am Eigentum des Arbeitgebers verursachen können. Aus diesem Grund ist eine individuelle Vereinbarung zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber zu treffen. Schutzvorschriften für Arbeitssicherheit gelten für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie Telearbeit oder mobile Arbeit leisten oder im Unternehmen arbeiten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf die ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze zu achten bzw. auf dessen Einhaltung hinzuwirken (z.B. durch eine Unterweisung zum Thema Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz) sowie bei speziellen Fragen einen Betriebsarzt oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit mit einzubeziehen bzw. sich beraten zu lassen. Die gleichen Vorgaben im Bereich Gesundheitsschutz und arbeitsmedizinischer Vorsorge gelten ebenfalls für Mitarbeiter, die nicht ständige im Unternehmen arbeiten. Also auch für Mitarbeiter im Homeoffice. Hier können die Termine für die arbeitsmedizinische Vorsorge auch so geplant werden, dass diese dann angeboten werden, wenn diese Mitarbeiter im Unternehmen sind. Das kann z.B. eine mögliche Besprechung sein. Wir beraten sie hierzu gerne.
6. Nachweis über die Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz
Wird ein Arbeitsplatz als Homeoffice eingerichtet, muss der Raum belüftet und beheizbar, mit ausreichendem Tageslicht ausgestattet sein. Die Raumgröße sollte mindestens 8 m2 bis 10 m2; bei umfangreichem Arbeitsmittelbedarf auch höher betragen. Entspiegelte Bildschirme erfordern eine Größe von mindestens 19 Zoll (ca. 48 cm). Notebooks und Tablets sind nur bedingt geeignet, da der geforderte Mindestabstand zum Gerät selten eingehalten werden kann. Als Arbeitstische kommen Tische von mindestens 160 cm x 80 cm infrage. Der freie Beinraum darf nicht durch Rechner oder andere Gegenstände verstellt sein. Der häusliche Büroarbeitsplatz muss über einen ergonomischen, höhenverstellbaren Drehstuhl mit neigbarer Rückenlehne und 5 Standfüßen verfügen. Weitere Faktoren sind nachzuweisen: frei zugänglicher Arbeitsplatz, Schutz vor starker Sonneneinstrahlung, verstellbarer Sonnenschutz, zusätzliche Tischbeleuchtung mit warmem Licht und genügend Abstand zum Fenster.
7. Hiermit können Sie den Unterweisungsnachweis einfach erstellen
Die Umstellung auf einen Homeoffice Arbeitsplatz (Telearbeitsplatz oder mobile Arbeitsplatz) ist zu Beginn nicht leicht, denn das Arbeiten außerhalb des Büros muss an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Mit der IU können Sie Abstimmungsprozesse schnell dokumentieren.
8. Praxisleitfaden zur Beurteilung des Arbeitsplatzes zu Hause
Eine Gefährdungsbeurteilung nach §5 und §6 ArbSchG überprüft eine erhöhte gesundheitliche Belastung an Bildschirmarbeitsplätzen im Privathaushalt. Das bedeutet zum einen, dass Arbeitgeber oder beauftragte Personen notwendige Maßnahmen treffen müssen, die eine sichere Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln ermöglicht (§3 BetrSichV). Hierbei werden besondere Gefährdungspotenziale untersucht, die in wechselseitiger Wirkung stehen (z.B. ergonomische Belastungen durch falsche und falsch eingestellte Tische und Bildschirme, Geräuschbelastungen am häuslichen Arbeitsplatz).
Sind Gefährdungen bei der Beurteilung identifiziert worden, wird ein Maßnahmenplan zur Beseitigung oder Verbesserung, festgelegt. Die Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf die ergonomische Ausstattung, den Bildschirmarbeitsplatz und die ordnungsgemäße Nutzung der Arbeitsmittel. Sanitärräume oder Fluchtwege werden nicht bewertet da diese im privaten Umfeld nicht ohne weiteres angepasst werden können und hier die Einflussnahme des Arbeitgebers nicht möglich ist. Die Umsetzung der Bildschirmarbeitsplatzverordnung gestaltet sich in Privathaushalten schwierig, die über kein Arbeitszimmer mit separatem Arbeitsbereich verfügen. Der Nachweis zur Gefährdungsbeurteilung kann persönlich vor Ort oder auch anhand einer Online-Analyse erfolgen. Eine Beurteilung vor Ort ist jedoch nicht nur auf Grund der organisatorischen Hindernisse schwierig sondern bedarf auch einer rechtlichen Festlegung, da hier private Räumlichkeiten durch den Arbeitgeber besucht werden müssten. Hier muss wenn gewünscht eine gesonderte Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stattfinden. Alleine auf Grund dieser Hürden, ist eine gemeinsame Beurteilung mit Hilfe möglicher Tools wie Online Meetings oder dem Einsatz der interaktiven Unterweisung, die einzig sinnvolle Umsetzung.
9. Mit welchen Instrumenten können Sie den Unterweisungsnachweis einfach erstellen?
Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung sind physische und psychische Belastungen im Homeoffice zu bewerten (§5 ArbSchG). Die Art der Erhebung ist nicht vorgeschrieben. Neben technischen Maßnahmen ist eine der wichtigsten organisatorischen Maßnahmen, die Unterweisung. Hier gibt es geeigneten Methoden oder Instrumenten, um diese durchzuführen. Hierfür haben sich folgende Methoden bewährt, die regelmäßig, mindestens einmal pro Jahr, wiederholt werden: Mitarbeiterbefragung, Arbeitssituationsanalyse und das Screening für gesundes Arbeiten (SGA). Die Unterweisung kann persönlich oder online erfolgen und lässt sich schnell dokumentieren. Hierbei empfiehlt es sich, eine einheitliche Regelung zu treffen.
10. Kann der Arbeitgeber Homeoffice verweigern?
Momentan besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice, sodass einem Mitarbeiter bei fehlender Umsetzbarkeit der erforderlichen Schutzmaßnahmen der Arbeitsplatz im Privathaushalt als auch durch betriebliche Gründe, verweigert werden kann. Die Zeit in der Corona Pandemie war hier eine absolute Ausnahme und kann nicht als Grundlage dienen.
Trotz aller Maßnahmen und Beurteilungen, ist es schwer zu kontrollieren, ob sich ein Mitarbeiter in seinen Privaträumen gemäß den Betriebsvorschriften verhält. Hierbei sollte der Arbeitgeber regelmäßig auf die Mitwirkungspflicht des Arbeitnehmers gemäß §15 und §16 ArbSchG verweisen; festgestellte Gefahren am Arbeitsplatz sind unverzüglich zu melden.
11. Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung einfach umsetzen. Mit unserem Tool interaktive Unterweisung
Mit der INTERAKTIVEN UNTERWEISUNG beurteilen die Mitarbeiter, die Gefährdungen an ihrem mobile Arbeitsplatz und leiten die richtigen Maßnahmen daraus ab.
Die INTERAKTIVE UNTERWEISUNG unterstützt Sie bei der rechtssicheren Analyse der aktuellen Gefährdungslage Ihrer Mitarbeiter. Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter nach der Beurteilung in den nötigen Arbeitsschutzmaßnahmen zu unterweisen. Bei der interaktiven Unterweisung ist das direct mit abgedeckt und so entsteht hier eine maßgebliche Entlastung für sie als Arbeitgeber oder verantwortliche Person.
Haben Sie noch Fragen oder benötigen weitere Hilfe? Kein Problem, wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahmen und beraten Sie ausführlich zur Beurteilung des Arbeitsplatzes zu Hause.
