Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung schnell, einfach, online!
Mühelos die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen online durchführen
"Wie Sie mit unserem System die erforderliche Beurteilung mit Erfolg umsetzen"
Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) ist ein Netzwerk von Bund und Ländern, das sich für einen einheitlichen und effektiven Arbeitsschutz in Deutschland einsetzt. Im Jahr 2023 liegt der Fokus der GDA auf der Überwachung der Arbeitsschutzorganisation von Unternehmen.
Auf Grund der Änderungen im Arbeitsschutzgesetz müssen Aufsichtsbehörden und Berufsgenossenschaften seit dem 01.01.2023 die erfolgten Betriebsbesichtigungen und Überprüfungen den zuständigen Unfallversicherungsträgern mitteilen, insbesondere im Hinblick auf die Bewertung der Arbeitsschutzorganisation und der Gefährdungsbeurteilung gemäß § 21 Abs. 3a ArbSchG. Aus diesem Grund werden verstärkte Kontrollen erwartet, bei denen vor allem die folgenden Punkte genauer beleuchtet werden sollen.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkte ausgezählt und näher erklärt.
1. Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes (Gefährdungsbeurteilung)
Ein Hauptfokus liegt auf der Organisation des Arbeitsschutzes in Ihrem Unternehmen. Hierzu wurde bzw. wird gemeinsam mit Ihnen eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, die alle erforderlichen Punkte in der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation abfragt und daraus dann notwendige Maßnahmen abgeleitet werden. Bei der Umsetzung der sich hieraus gegebenen Maßnahmen unterstützen wir Sie gerne.
Die Aufsichtsbehörden werden prüfen, ob Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben und ob daraus abgeleitete Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt wurden. Im Zuge unserer Betreuung in Ihrem Unternehmen, wurden verschiedene Gefährdungsbeurteilungen erstellt und Maßnahmen daraus abgeleitet. Diese Daten können Sie alle im Kundenportal einsehen und abrufen. Wichtig ist hier, dass neben der Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung auch die schon abgeleiteten Maßnahmen betrachtet werden.
2. Dokumentation/ Kundenportal
Hier wird überprüft, ob Unternehmen die relevanten Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz erfüllen. Hierzu gehören vor allem Dokumente wie Gefährdungsbeurteilungen, Protokolle zu Begehungen oder ASA Sitzungen, Unterweisungsnachweise, Bestellungsurkunden von z.B. Brandschutzhelfer oder Erst Helfer oder auch schriftliche Übertragungen von Unternehmerpflichten. Die von uns erstellten Dokumentationen können sie im Kundenportal unter den Kacheln Berichte (für die letzte 2 Jahre) oder Archive (für alle Dokumente die älter als 2 Jahre zurückliegen) abrufen. Sollten Sie weitere Vorlagen zu verschiedenen Themen benötigen, haben wir im Kundenportal unter der Kachel Knowledgebase eine Auswahl vor wichtigen Vorlagen und Informationen zusammengestellt.
Die Gefährdungsbeurteilung ist ein entscheidender Prozess, der darauf abzielt, die Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz zu erkennen, um geeignete Maßnahmen zum Schutz der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter zu ergreifen und potenzielle Gefahren zu minimieren. Dies kann jedoch eine Herausforderung darstellen, da psychische Belastungen nicht immer offensichtlich sind und von individuellen Wahrnehmungen beeinflusst werden.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Gefährdungsbeurteilungen, die beispielsweise für den Umgang mit Gefahrstoffen verwendet werden, erfordert die Identifizierung psychischer Belastungen eine speziell angepasste Herangehensweise.
Es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter in diesen Prozess einzubeziehen und ihre Meinungen bzw. die Sichtweise auf deren Belastungen einzuholen. Dies gewährleistet, dass individuelle Erfahrungen und Wahrnehmungen berücksichtigt werden. Um diesen Prozess effektiv zu gestalten und die Mitarbeitenden besser zu erreichen, haben wir die Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung, als Befragung umgesetzt. Und das online! Dies ermöglicht den Teilnehmern eine flexible zeitliche und örtliche Teilnahme, was zu einer erheblich höheren Rücklaufquote im Vergleich zu herkömmlichen Papierbefragungen führt.
Die Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen kann in drei klaren Schritten erfolgreich durchgeführt werden. Dieser Prozess umfasst nicht nur die Identifizierung von Belastungen mit Hilfe der Befragung der Mitarbeiter, sondern auch die Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen sowie die Überprüfung ihrer Wirksamkeit.
Der Gesetzgeber überlässt die genaue Gestaltung der Gefährdungsbeurteilung den Arbeitgebern. Wir empfehlen jedoch, sich an einem bewährten Drei-Schritte-Ansatz zu orientieren, um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern und Ressourcen effizient einzusetzen.
Grundlage der Befragungsbogen, ist ein validierter Prozess und Fragen, die durch die Unfallkasse Bund und Bahn erstellt wurde. Diese Befragung lässt sich sehr gut auf verschiedene Branchen und Unternehmen anwenden und stellt auf Grund der einfachen Fragestellung, eine effektive Umsetzung da.
In den nachfolgenden Grafik stellen wir ihnen die 3 Prozessschritte zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung vor.
Wir beraten Sie bei der Planung und Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass Ihre Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung erfolgreich und effizient durchgeführt wird. Hierbei sind die folgenden Punkte wichtig.
- Aufgaben und Umsetzung festlegen
Gemeinsam werden wir die erforderlichen Aufgaben der einzelnen Personen innerhalb Ihres Unternehmens besprechen und sicherstellen, dass die Umsetzung reibungslos umgesetzt werden kann.
- Zeitliche Planung
Eine zeitliche und inhaltliche Planung ist für die entsprechende Durchführung erforderlich. Wir unterstützen Sie bei der Festlegung eines Zeitplans, der Ihren betrieblichen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung gewährleistet.
- Festlegung der Teilnehmer/Gruppen/ Abteilungen
Basierend auf unserer Erfahrung in verschiedenen Branchen unterstützen wir Sie, die relevanten Mitarbeitergruppen, Abteilungen, Niederlassungen oder ggf. die gesamte Belegschaft, zu identifizieren, die in den Beurteilungsprozess einbezogen werden sollten. Des weiteren ist diese Festlegung auch Auschlaggebend für die spätere Auswertung der Ergebnisse und somit ein wichtiger Punkte in der Planungsphase.
Infoschreiben an die teilnehmenden Mitarbeiter erstellen
Gemeinsam erstellen wir mit Hilfe unserer bestehenden Infoschreiben, einen Einführungstext für die Befragung der Teilnehmer um die Notwendigkeit und Bedeutung ihrer Teilnahme zu unterstreichen.
- Versand der Information an die Teilnehmer
Die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung ist ein wichtiger Schritt, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die psychische Gesundheit unserer Mitarbeiter zu schützen.
- Mitarbeiter informieren
Die teilnehmenden Mitarbeiter werden per Mail, ausführlich über den Zweck und die Bedeutung dieser Beurteilung informiert. Hier werden vor allem die Vertraulichkeit ihrer Antworten und der gewährleistete Datenschutz betont.
- Durchführung der Befragung
Die Befragung wird online durchgeführt (kann aber auch in Papierform erfolgen). Mit der Onlinebefragung sind die teilnehmenden Mitarbeiter zeitlich und örtlich flexibel. Die Befragung erfolgt browserbasiert und kann somit von jedem Gerät mit Internetverbindung und Browser, durchgeführt werden.
- Auswertung der Befragung
Nach Abschluss der Befragung werten wir die gesammelten Daten sorgfältig aus. Dies umfasst die Analyse abgegebenen und validen Fragebogen und der möglichen Anmerkungen die nach Wunsch mit in die weitere Maßnahmendefinition einfließen können.
- Maßnahmenvorschläge nach Analyse:
Basierend auf den Ergebnissen unserer Analyse bekommen sie Maßnahmenvorschläge. Die wichtigsten Belastungsfaktoren und Tendenzen mit mehr als 50% Abweichung, werden identifiziert und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die erkannten Belastungen zu reduzieren und die Arbeitsbedingungen zu verbessern.
- Mitarbeiter über Analysestand informieren
Die Teilnehmenden Mitarbeiter sollten über den Stand und das weitere Vorgehen nach Abschluss der Befragung informiert werden. Das trägt zu eine größeren Akzeptanz bei und schafft Vertrauen in die durchgeführte Befragung und die abgeleiteten Maßnahmen.
- Besprechung der Maßnahmen mit den Zuständigen ggf. im ASA
Nachdem wir die Belastungsfaktoren identifiziert haben, besprechen wir uns mit Ihnen und gegebenenfalls im Zuge Arbeitsschutzausschusses (ASA)die Maßnahmen und beraten sie bei der weiteren Umsetzung. In diesen Gesprächen werden die erarbeiteten Maßnahmenvorschläge detailliert besprochen und bewertet.
- Umsetzung der Maßnahmen
Nach der Besprechung und Festlegung der Maßnahmen, setzen sie die möglichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen um. Natürlich begleiten und beraten wir Sie bei weitern möglichen Fragen.
- Nachverfolgung der Wirksamkeit
Wir fragen proaktiv den Stand der Umsetzung der Maßnahmen ab und nehmen den Punkt auf die Agenda der ASA Sitzung mit auf.
- Wiederholung der Befragung in regelmäßigen Abständen
Um sicherzustellen, dass die psychischen Belastungen langfristig im Griff verbessert werden können, sollten diese Befragungen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Diese wiederholten Befragungen dienen dazu, aktuelle Trends und neue Belastungsfaktoren zu identifizieren. Aufgrund dieser Erkenntnisse passen wir die erforderlichen Maßnahmen kontinuierlich an und verbessern diese.
Zeitgemäße Herangehensweise zur Bewertung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz. Unsere Online-Fragebögen bieten Flexibilität, Anonymität und eine effiziente Datenerfassung bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung.
Das online System mit dem bereitgestellten Fragebogen ist von jedem Ort mit Internetzugang aus erreichbar. Die Zugänglichkeit und Flexibilität unserer Online-Fragebögen ist ein entscheidender Vorteil für die Bewertung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz. Mit diesem Ansatz können Mitarbeiter die Befragung von praktisch überall aus durchführen, solange sie über eine Internetverbindung verfügen.
Diese Art der Befragung bietet in verschiedenen Bereichen gewisse Vorteile. So können vor allem bei folgenden Bereichen Entlastungen und Vereinfachungen erreicht werden.
- Arbeitsplatz im Unternehmen
Ihre Mitarbeiter können die Befragung problemlos vom eigenen Arbeitsplatz aus ausfüllen. Dies erleichtert die Teilnahme, ohne Unterbrechungen oder zusätzlichen Aufwand. Jeder kann an der Befragung teilnehmen, wann immer es die aktuelle Arbeitssituation zulässt.
- Home-Office-Kompatibilität
In der heutigen Zeit, in der viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Beurteilung psychischer Belastungen nicht an den physischen Arbeitsplatz gebunden ist. Unsere Online-Fragebögen bieten die Möglichkeit, die Umfrage bequem von zu Hause aus auszufüllen.
- Dienst- und Geschäftsreisen
Darüber hinaus haben Mitarbeiter die Flexibilität, die Befragung sogar unterwegs auszufüllen. Dies stellt sicher, dass keine Zeit verloren geht und die Mitarbeiter die Umfrage in ihre eigenen Zeitpläne integrieren können.
Anonymität bei der Befragung
Unser Online-Fragebogen ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Belastungen am Arbeitsplatz, anonym mit Hilfe des Fragebogens mitzuteilen. Hierzu werden validierte Fragen gestellt die dann einfach mit eher zutreffend oder eher nicht zutreffen, beantwortet werden müssen. Das gewährleistet eine sehr schnelle Bearbeitung der Befragung. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Anmerkungen zu aktuellen Belastungen am Arbeitsplatz in einem Freitext zu formulieren. Die Anonymität stellen wir auf Grund der Architektur des Systems sicher. Es ist nicht möglich, auf die Antworten der einzelnen Mitarbeiter zurück zu schließen. Es werden keine persönlichen oder private Daten abgefragt. Auch benötigen wir keine Mailadressen der einzelnen Teilnehmer.
Datenschutz
Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und gewährleisten höchsten Datenschutz gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften. Erfasste Informationen werden sicher und vertraulich behandelt.
Im Gegensatz zu PDF-Formularen ermöglichen Online-Fragebögen eine effiziente Datenerfassung. Die Antworten werden automatisch erfasst und werden direkt in die Datenbank übertragen. Dies spart Zeit bei der anschließenden Auswertung und minimiert mögliche Fehler die bei einer manuellen Datenerfassung vorkommen können.
Nach Abschluss der Befragung Ihrer Mitarbeiter, werden auf Grundlage der Abweichungen, mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der Situationen am Arbeitsplatz vorgeschlagen und gemeinsam mit Ihnen konkretisiert bzw. definiert. Sie erhalten die Ergebnisse als Diagramm mit den Belastungsschwerpunkten. Die komplette Auswertung wird Ihnen in einem Bericht im PDF-Format, zur Verfügung gestellt.
Wir konzentrieren uns hier auf die Reduzierung oder idealerweise die Verbesserung der zuvor identifizierten Gefährdungen. Es ist wichtig zu beachten, dass es keine universellen Empfehlungen für Veränderungen oder Verbesserungen gibt, da die Bedürfnisse und Umstände jedes Unternehmens einzigartig sind.
Die Ergebnisse der Auswertung werden im Nachgang gemeinsam mit Ihnen besprochen und die weitere Vorgehensweise festgelegt.
In der Regel entwickeln Vorgesetzte, Abteilungsleiter und Teamleiter in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden Lösungsansätze für die erkannten
Abweichungen und können dies, basierend auf den vorgeschlagenen Maßnahmen, direkt umsetzen. Grundlage hierfür bildet die Auswertung/ Dokumentation, die wir Ihnen als Ergebnis zur Befragung schriftlich zur Verfügung stellen.
Wichtig ist bei der Definition von konkreten Maßnahmen, dass dies gut auf die spezifischen Gefährdungsfaktoren und der Arbeitsplatzsituation in Ihrem Unternehmen abgestimmt sind.
Natürlich ist die Befragung auch in der Form möglich, dass der Fragebogen in Papierform an die Mitarbeiter verteilt wird und dann an einer zentralen Stelle, eingesammelt wird.
- Wir gehen mit Ihnen die gesamten Prozessschritte und den Fragebogen gemeinsam durch und erklären, wie die Mitarbeiter diesen ausfüllen sollen.
- In einem Anschreiben werden Ihre Mitarbeitenden über die Erfordernisse zur rechtlichen Umsetzung und Verpflichtung Ihres Unternehmens informiert. Hierzu stellen wir Ihnen den Inhalt des Anschreibens zur Verfügung, den Sie nach Wunsch noch anpassen können.
- Um eine repräsentative Auswertung und einen besseren Überblick über die Ergebnisse in den Abteilungen/ ggf. Teams zu erhalten, können die Fragebögen auf Kundenwunsch den entsprechenden Abteilungen/ ggf. Teams zugeordnet werden. Hierzu müssen diese Informationen auf dem Bogen handschriftlich vermerkt werden.
- Die Fragebögen müssen nun zentral gesammelt werden und zur Auswertung per Post an uns überspannt werden.
Nach Abschluss der Befragung werten wir die Antworten aus. Sie erhalten die Ergebnisse als Diagramm mit den Belastungsschwerpunkten und möglichen Maßnahmen zur Reduzierung dieser Belastungen. Die komplette Auswertung wird Ihnen in einem Bericht im PDF-Format, zur Verfügung gestellt.
Die Ergebnisse der Auswertung werden im Nachgang gemeinsam mit Ihnen besprochen und die weitere Vorgehensweise festgelegt.
Bei der Auswertung und Festlegung der Maßnahmen, ist die Vorgehensweise die gleiche wie in der Online- Befragung (siehe hierzu auch Abschnitt Auswertung und Definition möglicher Verbesserungsmaßnahmen).
Es ist erforderlich, dass die von den Mitarbeitern ausgefüllten Fragebögen, anonym an einer Stelle gesammelt und zur Weitergabe an uns vorbereitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Abgabe der Bögen auch anonym erfolgen muss. Hier hat sich eine Art Briefkasten bewährt, in den die Fragenbögen eingeworfen werden können. Bei einer möglichen Aufteilung der Befragung in Abteilungen oder Bereichen, ist es erforderlich, dass min. 5 Personen aus diesen Bereichen an der Befragung teilgenommen haben. Ist diese nicht möglich oder sinnvoll, muss die Auswertung auf einer höheren Ebene ausgewertet werden.
